Benutzerhandbuch

Für Praxis-Personal und Praxis-Verantwortliche · Stand: 2026-08-18

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist DETE?
2. Erste Einrichtung (einmalig)
3. Tablet mit der Praxis verbinden
4. Wenn ein Patient unterschreiben möchte
5. Belegexemplar an den Patienten
6. Vorgänge im Blick behalten
7. Wenn etwas nicht funktioniert
8. Datenschutz und Aufbewahrung
9. Häufige Fragen

1. Was ist DETE?

DETE steht für Digitale Einverständnis- und Teilnahmeerklärung — das von der HÄVG vorgegebene Verfahren, mit dem Patienten HZV-Teilnahmeerklärungen digital statt auf Papier unterschreiben. myDETE ist die Software, die dieses Verfahren für Ihre Praxis umsetzt: Sie ersetzt das ausgedruckte HZV-Teilnahmeerklärungs-Formular durch eine digitale Variante. Der Patient liest und unterschreibt direkt auf einem Tablet in Ihrer Praxis. Sie sparen sich Drucker, Ablage und Versand — die unterschriebenen Dokumente gehen automatisch an die HÄVG.

Die Software besteht aus zwei Teilen, die zusammenarbeiten:

• myDETE-Portal (dete.zollsoft.de) — für die einmalige Einrichtung Ihrer Praxis und das Anbinden des Tablets.
• myDETE-App auf dem Tablet — hier scannt der Patient seinen QR-Code und unterschreibt. Die App gibt es für iPad (App Store) und für Android-Tablets (Google Play); beide Fassungen sind gleichwertig, Sie können in derselben Praxis auch gemischt arbeiten.

2. Erste Einrichtung (einmalig)

1. Mit zollsoft-Konto anmelden — auf der Startseite des Portals auf „Anmelden" klicken und sich mit Ihrem zollsoft-Konto anmelden (z.B. demselben Konto wie für tomedo). Die Anmeldung im Portal geht ausschließlich über ein zollsoft-Konto, ein separates Passwort oder eine gesonderte Registrierung gibt es nicht.

2. Haben Sie noch kein zollsoft-Konto, setzen Sie sich mit zollsoft in Verbindung: support@zollsoft.de. Hier werden Sie auch über die Preise informiert.

3. Tablet mit der Praxis verbinden

Damit das Tablet nur Vorgänge Ihrer Praxis abholt, wird es einmal mit dem Portal gekoppelt.

1. App installieren — auf dem Tablet nach „myDETE" suchen:

   • iPad: im App Store
   • Android-Tablet: bei Google Play

   Auf der Startseite des Portals stehen für beide Stores QR-Codes, die Sie mit der Tablet-Kamera abscannen können.

2. Im DETE-Portal auf „App koppeln" klicken — es erscheint ein QR-Code.

3. Auf dem Tablet die myDETE-App öffnen. Im Anmeldebildschirm „QR-Code scannen" wählen.

4. Die Tablet-Kamera auf den QR-Code im Portal halten. Nach ein paar Sekunden ist die Verbindung hergestellt.

Sie können mehrere Tablets gleichzeitig koppeln (z.B. für Anmeldung und Behandlungszimmer). Jedes Gerät meldet sich einzeln am Portal an.

Wenn ein Tablet abhandenkommt oder ausgemustert wird: In den App-Einstellungen auf „Pairing trennen". Damit hat das Gerät keinen Zugriff mehr.

4. Wenn ein Patient unterschreiben möchte

Der typische Ablauf an der Anmeldung oder im Behandlungszimmer:

1. In der Praxissoftware (z.B. tomedo) legen Sie wie gewohnt eine HZV-Teilnahmeerklärung für den Patienten an. Die PVS zeigt einen QR-Code an.
2. Mit dem Tablet den QR-Code scannen und dem Patienten reichen.
3. Identität bestätigen — auf dem Tablet erscheinen Name, Geburtsdatum und eGK-Nummer. Der Patient prüft und tippt „Ja, das bin ich".
4. Dokumente lesen und unterschreiben — zuerst erscheint immer die Teilnahmeerklärung selbst. Der Patient kann scrollen, liest in Ruhe und unterschreibt am Ende mit dem Finger oder einem Eingabestift im Unterschriftsfeld. Ist die Unterschrift misslungen, setzt „Löschen" über dem Unterschriftsfeld sie zurück — der Knopf sitzt bewusst oberhalb, damit ihn beim Schreiben weder Links- noch Rechtshänder mit dem Handballen auslösen.
5. Sekundärdokumente (Merkblätter, Versorgungssteuerung) erscheinen automatisch in der richtigen Reihenfolge. Pflicht-Unterschriften sind klar markiert.
6. Fertig — sobald alle Pflichtdokumente unterschrieben sind, schickt die App den Vorgang im Hintergrund an die HÄVG.
7. In der Praxissoftware (z.B. tomedo) den Status manuell/autom. laden und Vertrag an HÄVG schicken.

Wenn der Patient mittendrin abbricht („Ich überlege es mir noch") — kein Problem, einfach auf „Abbrechen" tippen. Die HÄVG erhält die Information, dass kein Vertrag zustande kam, und Sie können den Vorgang später erneut starten.

5. Belegexemplar an den Patienten

Auf Wunsch bekommt der Patient eine Kopie seiner unterschriebenen Erklärungen zB per E-Mail. Diese Funktionalität stelle das PVS bereit. Hier muss es auch Einstellungen zur Automatisierung geben.

6. Vorgänge im Blick behalten

In der App-Übersicht sehen Sie alle Vorgänge mit ihrem aktuellen Stand, farblich markiert:

• Offen — wartet auf Patient.
• In Bearbeitung — Patient liest und unterschreibt gerade.
• Abgeschlossen — erfolgreich an die HÄVG übermittelt.
• Abgebrochen — Patient hat zurückgezogen oder ein technischer Fehler ist aufgetreten.
• Abgelaufen — der Annahmezeitraum ist überschritten, der Vorgang muss neu angelegt werden.

Mit dem „Aktualisieren"-Knopf können Sie jederzeit den aktuellen Stand abfragen. Sonst macht die Software das automatisch im Hintergrund (Standardintervall: alle 60 Minuten).

**Hinweis: Die genauen Informationen zu Vetragsteilnahme können nur im PVS eingesehen werden.

7. Wenn etwas nicht funktioniert

Tablet lädt keine Vorgänge mehr

1. App-Einstellungen öffnen (Zahnrad-Symbol oben rechts).
2. Auf „Verbinden & Speichern" tippen — die App prüft die Verbindung zum Praxis-Server.
3. Wenn die Prüfung fehlschlägt: WLAN am Tablet kontrollieren, dann erneut versuchen.

QR-Code-Scan klappt nicht

• Kamera-Berechtigung für die myDETE-App erlauben — auf dem iPad unter Einstellungen → myDETE → Kamera, auf Android-Tablets unter Einstellungen → Apps → myDETE → Berechtigungen → Kamera.
• Für besseres Licht sorgen — am Empfangstresen reicht meist ein Schritt zur Seite.
• QR-Code in Ihrer PVS nicht zu nah halten (15–25 cm Abstand sind ideal).

Patient sagt „mein Name stimmt nicht"

Tippen Sie auf „Nein, falscher Patient". Der Vorgang wird sicher abgebrochen. Prüfen Sie in der PVS, ob der QR-Code wirklich zu diesem Patienten gehört, und legen Sie gegebenenfalls einen neuen Vorgang an.

„Übermittlung fehlgeschlagen"

Die Unterschriften konnten nicht an die HÄVG übertragen werden — meist eine kurze Störung der Internet- oder HPM-Verbindung. Die App bietet „Erneut versuchen" an; die Unterschriften bleiben so lange erhalten. Klappt es wiederholt nicht, brechen Sie den Vorgang ab und starten ihn später neu.

„Vorgangsvorlage hat sich geändert" beim Scannen

Die HÄVG hat das Formular zwischenzeitlich aktualisiert. In der PVS einen neuen Vorgang anlegen — der QR-Code wird damit neu erzeugt.

8. Datenschutz und Aufbewahrung

• Patientendaten verlassen Ihre Praxis ausschließlich auf dem von der HÄVG vorgesehenen Weg über das lokal installierte Prüfmodul.
• Auf dem Tablet bleibt nach Abschluss keine Unterschrift gespeichert — nur die übertragenen Vorgangsinformationen.
• Abgeschlossene Vorgänge werden auf dem Tablet automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Sie können diese Frist in den App-Einstellungen ändern (oder auf 0 stellen, um nichts zu löschen).
• Belegexemplare gehen per E-Mail an die vom Patienten genannte Adresse.

9. Häufige Fragen

Brauche ich ein bestimmtes Tablet-Modell?

Nein. Jedes gängige iPad oder Android-Tablet mit Kamera ab Baujahr 2020 funktioniert — vorausgesetzt iPadOS/iOS 15 oder neuer bzw. Android 7 oder neuer. Wichtig ist ein Display, auf dem Patienten bequem unterschreiben können — typisch sind 10 Zoll oder größer.

Können iPads und Android-Tablets gleichzeitig genutzt werden?

Ja. Die Kopplung läuft auf beiden Plattformen gleich, und jedes Gerät wird einzeln an Ihre Praxis gekoppelt. Sie können also z.B. an der Anmeldung ein iPad und im Behandlungszimmer ein Android-Tablet einsetzen.

Funktioniert das auch ohne Internet?

Nur teilweise. Das Tablet braucht Verbindung zum Praxis-WLAN, und der Praxis-Server braucht Internet, um mit der HÄVG zu kommunizieren. Bei kurzen Aussetzern werden die Vorgänge automatisch zugestellt, sobald die Verbindung wieder steht.

Was passiert, wenn der Patient die Unterschrift nicht hinbekommt?

Die App akzeptiert auch sehr einfache Wisch-Unterschriften. Misslungene Versuche lassen sich mit „Löschen" über dem Unterschriftsfeld beliebig oft zurücksetzen. Wenn der Patient unsicher ist, helfen Sie ihm — am Tablet darf jeder unterschreiben, der die HZV-Teilnahmeerklärung selbst abgibt.

Kann ich auch FaV- oder Hybrid-Teilnahmeerklärungen verarbeiten?

Ja. Die App verarbeitet HZV-, FaV- und Hybrid-Teilnahmeerklärungen gleichermaßen. Welche Variante zum Einsatz kommt, gibt Ihre PVS beim Anlegen des Vorgangs vor.

Wer hilft, wenn nichts mehr geht?

Hilfe bekommen Sie bei zollsoft: support@zollsoft.de. Das aktuelle Änderungsverzeichnis zeigt, welche Version Sie nutzen.