Benutzerhandbuch

Für Praxis-Personal und Praxis-Verantwortliche · Stand: 2026-06-12

Was ist DETE?

myDETE ersetzt das ausgedruckte HZV-Teilnahmeerklärungs-Formular durch eine digitale Variante. Der Patient liest und unterschreibt direkt auf einem Tablet in Ihrer Praxis. Sie sparen sich Drucker, Ablage und Versand — die unterschriebenen Dokumente gehen automatisch an die HÄVG.

Die Software besteht aus zwei Teilen, die zusammenarbeiten:

  • DETE-Portal (dete.zollsoft.de) — für die einmalige Einrichtung Ihrer Praxis und das Anbinden des Tablets.
  • myDETE-App auf dem Tablet — hier scannt der Patient seinen QR-Code und unterschreibt.

Erste Einrichtung (einmalig)

Diese Schritte sind nur einmal nötig, bevor die ersten Patienten unterschreiben können.

  1. Praxis registrieren — auf der Startseite des Portals auf „Praxis registrieren" klicken, Praxisname, BSNR, Adresse und E-Mail-Adresse eintragen.
  2. E-Mail bestätigen — Sie bekommen eine E-Mail mit Bestätigungslink. Innerhalb von 24 Stunden anklicken, sonst muss erneut registriert werden.
  3. Auf Freischaltung warten — die HÄVG-Administration prüft Ihre Angaben. Sobald freigeschaltet, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail.
  4. Stammdaten ergänzen — im DETE-Portal die Vertragsidentifikatoren eintragen, die Sie von Ihrer KV oder dem Hausärztinnen- und Hausärzteverband erhalten haben.

Tipp: Die Freischaltung kann ein paar Werktage dauern. Sie können in der Zwischenzeit schon das Tablet vorbereiten.

Tablet mit der Praxis verbinden

Damit das Tablet nur Vorgänge Ihrer Praxis abholt, wird es einmal mit dem Portal gekoppelt.

  1. Im DETE-Portal auf „App koppeln" klicken — es erscheint ein QR-Code.
  2. Auf dem Tablet die myDETE-App öffnen. Im Anmeldebildschirm „QR-Code scannen" wählen.
  3. Die Tablet-Kamera auf den QR-Code im Portal halten. Nach ein paar Sekunden ist die Verbindung hergestellt.

Sie können mehrere Tablets gleichzeitig koppeln (z.B. für Anmeldung und Behandlungszimmer). Jedes Gerät meldet sich einzeln am Portal an.

Wenn ein Tablet abhandenkommt oder ausgemustert wird: In den App-Einstellungen auf „Pairing trennen". Damit hat das Gerät keinen Zugriff mehr.

Wenn ein Patient unterschreiben möchte

Der typische Ablauf an der Anmeldung oder im Behandlungszimmer:

  1. In der Praxissoftware (z.B. tomedo) legen Sie wie gewohnt eine HZV-Teilnahmeerklärung für den Patienten an. Die PVS zeigt einen QR-Code an.
  2. Tablet dem Patienten reichen, in der myDETE-App ist der Scanner schon offen. Der Patient hält das Tablet auf den QR-Code in Ihrer PVS — oder Sie tun es für ihn.
  3. Identität bestätigen — auf dem Tablet erscheinen Name, Geburtsdatum und eGK-Nummer. Der Patient prüft und tippt „Ja, das bin ich".
  4. Dokumente lesen und unterschreiben — die Teilnahmeerklärung wird angezeigt. Der Patient kann scrollen, liest in Ruhe und unterschreibt am Ende mit dem Finger oder einem Eingabestift im Unterschriftsfeld.
  5. Sekundärdokumente (Merkblätter, Versorgungssteuerung) erscheinen automatisch in der richtigen Reihenfolge. Pflicht-Unterschriften sind klar markiert.
  6. Fertig — sobald alle Pflichtdokumente unterschrieben sind, schickt die App alles im Hintergrund an die HÄVG. Sie müssen nichts mehr tun.

Wenn der Patient mittendrin abbricht („Ich überlege es mir noch") — kein Problem, einfach auf „Abbrechen" tippen. Die HÄVG erhält die Information, dass kein Vertrag zustande kam, und Sie können den Vorgang später erneut starten.

Belegexemplar an den Patienten

Auf Wunsch bekommt der Patient eine Kopie seiner unterschriebenen Erklärungen per E-Mail. Das passiert nicht automatisch, sondern auf Anforderung:

  1. In der Vorgangsübersicht den abgeschlossenen Vorgang anklicken.
  2. „Belegexemplar versenden" wählen und die E-Mail-Adresse des Patienten eintragen.
  3. Der Patient erhält ein PDF als E-Mail-Anhang.

Hinweis: Das PDF wird per E-Mail versendet. Bestätigen Sie mit dem Patienten, dass er der Übermittlung an seine angegebene E-Mail-Adresse zustimmt.

Vorgänge im Blick behalten

In der App-Übersicht sehen Sie alle Vorgänge mit ihrem aktuellen Stand, farblich markiert:

  • Offen — wartet auf Patient.
  • In Bearbeitung — Patient liest und unterschreibt gerade.
  • Abgeschlossen — erfolgreich an die HÄVG übermittelt.
  • Abgebrochen — Patient hat zurückgezogen oder ein technischer Fehler ist aufgetreten.
  • Abgelaufen — der Annahmezeitraum ist überschritten, der Vorgang muss neu angelegt werden.

Mit dem „Aktualisieren"-Knopf können Sie jederzeit den aktuellen Stand abfragen. Sonst macht die Software das automatisch im Hintergrund (Standardintervall: alle 60 Minuten).

Wenn etwas nicht funktioniert

Tablet lädt keine Vorgänge mehr

  1. App-Einstellungen öffnen (Zahnrad-Symbol oben rechts).
  2. Auf „Verbinden & Speichern" tippen — die App prüft die Verbindung zum Praxis-Server.
  3. Wenn die Prüfung fehlschlägt: WLAN am Tablet kontrollieren, dann erneut versuchen.

QR-Code-Scan klappt nicht

  • Kamera-Berechtigung in den Tablet-Einstellungen für die myDETE-App erlauben.
  • Für besseres Licht sorgen — am Empfangstresen reicht meist ein Schritt zur Seite.
  • QR-Code in Ihrer PVS nicht zu nah halten (15–25 cm Abstand sind ideal).

Patient sagt „mein Name stimmt nicht"

Tippen Sie auf „Nein, falscher Patient". Der Vorgang wird sicher abgebrochen. Prüfen Sie in der PVS, ob der QR-Code wirklich zu diesem Patienten gehört, und legen Sie gegebenenfalls einen neuen Vorgang an.

„Vorgangsvorlage hat sich geändert" beim Scannen

Die HÄVG hat das Formular zwischenzeitlich aktualisiert. In der PVS einen neuen Vorgang anlegen — der QR-Code wird damit neu erzeugt.

Datenschutz und Aufbewahrung

  • Patientendaten verlassen Ihre Praxis ausschließlich auf dem von der HÄVG vorgesehenen Weg über das lokal installierte Prüfmodul.
  • Auf dem Tablet bleibt nach Abschluss keine Unterschrift gespeichert — nur die übertragenen Vorgangsinformationen.
  • Abgeschlossene Vorgänge werden auf dem Tablet automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Sie können diese Frist in den App-Einstellungen ändern (oder auf 0 stellen, um nichts zu löschen).
  • Belegexemplare gehen per E-Mail an die vom Patienten genannte Adresse.

Häufige Fragen

Brauche ich ein bestimmtes Tablet-Modell?

Nein. Jedes gängige iOS- oder Android-Tablet mit Kamera ab Baujahr 2020 funktioniert. Wichtig ist ein Display, auf dem Patienten bequem unterschreiben können — typisch sind 10 Zoll oder größer.

Funktioniert das auch ohne Internet?

Nur teilweise. Das Tablet braucht Verbindung zum Praxis-WLAN, und der Praxis-Server braucht Internet, um mit der HÄVG zu kommunizieren. Bei kurzen Aussetzern werden die Vorgänge automatisch zugestellt, sobald die Verbindung wieder steht.

Was passiert, wenn der Patient die Unterschrift nicht hinbekommt?

Die App akzeptiert auch sehr einfache Wisch-Unterschriften. Wenn der Patient unsicher ist, helfen Sie ihm — am Tablet darf jeder unterschreiben, der die HZV-Teilnahmeerklärung selbst abgibt.

Kann ich auch FaV- oder Hybrid-Teilnahmeerklärungen verarbeiten?

Ja. Die App verarbeitet HZV-, FaV- und Hybrid-Teilnahmeerklärungen gleichermaßen. Welche Variante zum Einsatz kommt, gibt Ihre PVS beim Anlegen des Vorgangs vor.

Wer hilft, wenn nichts mehr geht?

Hilfe bekommen Sie bei zollsoft: support@zollsoft.de. Das aktuelle Änderungsverzeichnis zeigt, welche Version Sie nutzen.